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Unified Communications: Fundament fürs digitale Zeitalter

Digitale Transformation – wo fängt man da an? Ganz klar bei der Kommunikation: Denn jeglicher Prozess benötigt den Austausch von Information.

Hand aufs Herz: Wie viele Projekte standen bei Ihnen schon wegen Missverständnissen auf der Kippe? Ein paar klassische Beispiele:
• Die vermeintlich fehlende Freigabe zwischen Kunden und Dienstleister, die bereits erteilt, aber so beim Ansprechpartner nicht angekommen ist und nun versandet;
• Der Mitarbeiter, der zwar im Büro, aber nirgendwo aufzufinden oder zu erreichen ist;
• Die eine, relevante E-Mail, die nirgendwo mehr zu finden ist;
• Die Kollegen, die am selben Tisch über Monate am einem Projekt arbeiten, nur um dann im entscheidenden Moment nicht das Gespräch zu suchen: Man dachte halt, der andere wüsste schon Bescheid.

Klingt nach grundverschiedenen Problemen? Falsch, sie alle haben dieselbe Wurzel: Kommunikation.

Menschliches Leben ist Kommunikation, und Kommunikation bestimmt unser aller Leben. Warum gelingt sie uns dann so oft nicht? Wir Menschen müssten doch Meister sein, wenn sie so wichtig ist!

Tatsächlich variiert die Qualität der Kommunikation auch mit dem Kanal. Denn ein persönlicher Akt der Kommunikation zwischen zwei Menschen, die sich gegenüberstehen, ist nur zu 20 Prozent von Information bestimmt. Der Rest ist Emotion – bestimmt von Aussehen, Mimik, Stimme und anderen Faktoren.

Nutzen wir nun stark reduzierte Informationskanäle wie Telefon oder E-Mail, beschneiden wir insbesondere die emotionale Ebene der Kommunikation – und verringern damit die Qualität der Kommunikation drastisch. Deswegen gehen ironische Untertöne in Mails verloren, deswegen gehen wichtige Informationen unter, deswegen werden vermeintlich präzise Angaben vom Empfänger falsch interpretiert.

Deswegen entstehen Missverständnisse.

Das Problem: Jeder Prozess in einem Unternehmen benötigt zwingend Kommunikation zwischen Mitarbeitern, in Teams und mit Kunden und Geschäftspartnern. Keine Kommunikation ist also auch keine Lösung – ganz im Gegenteil.

Diese Herausforderung der digitalen Kommunikation lässt sich meistern. Mehr noch: Mit digitalisierter, gebündelter Kommunikation springt ein enormer Benefit für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens heraus. Denn stellt man die Kommunikationskanäle eines Unternehmens auf komplett neue, digitale Beine, verändert man die Statik der Zusammenarbeit – und legt das Fundament für den Schritt ins digitale Zeitalter.

Prozesse, die inhärent durch die Kommunikation unterstützt statt verkompliziert werden, sind effizienter. Kommunikation wird fester Bestandteil von Arbeitsabläufen und Prozessen – als voll integrierte digitale Lösung. In dieser Gesamtheit wird aus dem Verständnis von "klassischer" Kommunikation Unified Communications – die Zusammenführung verschiedenster Kommunikationskanäle und Tools zur Zusammenarbeit. Als selbstverständlicher Teil des täglichen Arbeitens.

Und legt so den Grundstein für den Sprung ins digitale Zeitalter.

Unified Communications bringt ganz konkrete Vorteile:
• Kommunikationsdienste vom Informations-Austausch bis zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten werden auf einer Plattform gebündelt. Wichtige Informationen verlieren sich nicht im Wust der unterschiedlichen Kanäle.
• Kommunikation-Tools integrieren sich in bestehende Umgebungen – möglichst nah an den alltäglichen Arbeitsprozessen. Für Kommunikation ist keine Unterbrechung der eigentlichen Arbeit mehr nötig.
„Communication-enabled Business Processes“: Kommunikation treibt die Prozesse, nicht andersherum. Asynchrone und synchrone Medien werden zusammengeführt, Silos werden aufgebrochen und nahtlos ineinander übergreifende Prozesse werden eingeführt – eingebettet in datenführende Systeme, wie ERP- oder CRM-Lösungen.

Ist Unified Communications einmal in alle relevanten Arbeitsprozesse eines Unternehmens eingewoben, ist damit der erste Schritt einer digitalen Transformation geschafft. Dann können Prozesse weiter automatisiert, digitalisiert und optimiert werden – die Kommunikation und damit die Interaktion der Mitarbeiter ist es bereits.

Und auch mit Missverständnissen ist dann Schluss: Unified Communications ist zwar kein Allheilmittel digitaler Transformationsprozesse. Sie kann Schwächen der digitalen Kommunikation nicht gänzlich beseitigen – aber sie kann Initialzündung und Treiber sein: für gute Zusammenarbeit, die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und als Stützpfeiler digitaler Entwicklungen in Unternehmen. Auch und gerade damit wichtige Projekte nicht an einer versandeten Freigabe hängenbleiben.