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Vom Totholz-Verwalter zum eigenen Firmen-Google: Worauf Sie bei der Digitalisierung ihres Archives achten müssen

Akten in Papierform verstopfen Tausende von Lagerhallen in Deutschland und binden Millionen von Arbeitsstunden. Ein guter digitaler Dokumentenservice befreit alle diese Ressourcen. Auf dem Weg dahin gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Der Alltag in Deutschland kann manchmal wie Satire wirken. Auf die Frage, wer denn Herr all der Regalkilometer in dieser Behörde sei, bekommt man bisweilen nur ein Achselzucken. Denn wenn der Archivar in den Ruhestand geht, fühlt sich manchmal niemand beflissen, seine Position einzunehmen: Wer braucht schon einen Aktenverwalter, einen Verwalter über so viel Totholz?

Auch in Unternehmen sieht es nicht anders aus. In einer Firma war die Werksstudentin mehr oder minder in den Akten-Keller gezogen und zur firmeninternen, menschlichen Suchmaschine mutiert. Anderswo klagte die Assistenz der Geschäftsführung lautstark, sie verbringe bis zur Hälfte ihrer Arbeit mit der Suche nach Dokumenten.

Und das, obwohl die meisten Archive im Grunde gut strukturiert und geführt sind. Es ist nur wahnwitzig aufwändig, all die Aktenordner unter Kontrolle zu behalten und bei Bedarf unter mehreren Millionen Seiten die richtigen Dokumente schnell und sicher in Griffweite zu haben.

Schluss mit der Ressourcenverschwendung – aber richtig

Firmen- und Behördenarchive in Deutschland verschlingen unfassbare Ressourcen. Und zwar in Form der „drei P“: Papier, Platz und Personal. Dabei existieren nicht erst seit heute Lösungen, die all das überflüssig machen – beziehungsweise Raum und Arbeitskraft für wichtigere Aufgaben schaffen.

Allerdings haben digitale Dokumentenservices erst jetzt so langsam die Qualität und den Ruf erreicht, dass sie verlässlich funktionieren. Dennoch ist die Digitalisierung ihres Archives (und das spätere Hosting) eine heikle Angelegenheit, bei der einige Punkte zu beachten sind. Auf diese Aspekte sollten Sie Ihr Augenmerk legen:

Zeit ist ein kritischer Faktor: Sie können nicht tagelang auf Ihre Akten warten, während sie gescannt werden. Sie müssen binnen 24 Stunden nach der Abholung durch den Dienstleister digital auf Abruf verfügbar sein.
Die organisatorische Qualität des Archivs muss steigen: Wenn schon einmal alle Akten geöffnet werden, lohnt es sich, ihre Organisation zu überprüfen. Durch den Sicht- und Scanvorgang werden Fehler in der Nomenklatur gefunden und behoben.
Minimaler Ressourcenaufwand: Es braucht keine interne Vollzeitstelle für die Digitalisierung. Ein guter Dienstleister kümmert sich um Abholung, Scan, Lagerung, beweissichernde Archivierung und – falls möglich – die fachgerechte Vernichtung und Entsorgung oder den originalgetreuen Wiederaufbau.

Es wird Zeit, findet auch der Staat

Gleichzeitig wächst der Druck – und zwar von zwei Seiten. Der deutsche Staat hat nämlich beschlossen, dass digitalen Archiven die Zukunft gehört. Der Gesetzgeber erzwingt nun mit sanftem, aber steigendem Druck auf Kommunen, Behörden und Unternehmen, dass sie bis 2022 ihre Aktenlager ins digitale Zeitalter überführen.

Die ersten Bundesländer, allen voran Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg, haben bereits Digitalisierungsgesetze erlassen. Dort rollt bereits die digitale Dokumenten-Welle. Im Umkehrschluss bedeutet das im Klartext: Auch Kommunen müssen jetzt reagieren – genauso wie Unternehmen, die ansonsten Gefahr laufen, nicht mehr prüffähig zu sein.

Gleichzeitig drängt es von anderer Seite: Tatsächlich sind bereits heute die Scan-Kapazitäten im Markt stark begrenzt, und daneben tummeln sich vielerlei mittelmäßige Angebote, bei denen im Digitalisierungsprozess die Qualität des Archives stark leidet.

Sauber „wegdigitalisiert“ – mit vielen Vorteilen

Wenn erst einmal das Firmengoogle sauber aufgesetzt und alle Akten korrekt eingepflegt sind, haben alle Berechtigten im Nu alle Informationen stets sicher, schnell und sauber zur Hand. Sie müssen ihr Schicksal nicht mehr in die Hände des Werksstudenten, legen, sie in den Keller schicken und darauf hoffen, dass sie oder er die richtige Akte erwischt.
Selbst bei unscharfen Begriffen finden Mitarbeiter Akten von Anno Dazumal binnen Minuten oder gar Sekunden.

Ein professioneller digitaler Dokumentenservice schafft auf diese Weise neue Freiräume, macht gute Prozesse noch effizienter und Firmen insgesamt robuster und performanter. Denn die Daten sind immer noch eine tragende Säule eines jeden Unternehmens.