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IT-Outsourcing: Wenn’s persönlich wird

Wer seine IT an einen Dienstleister auslagert, denkt erst mal an Kosten und Technik. Doch entscheidend ist der menschliche Faktor, vor allem beim Wissenstransfer. Mit KAIWA gibt es eine Methode, die zum Erfolg führt.

Ein Umzug gehört zu den großen Dreh- und Angelpunkten im Leben. Das komplette Umfeld verändert sich, alltägliche Routinen müssen angepasst werden und nicht selten wechseln auch die Gesichter um einen herum. Zudem kommt jeglicher Kladderadatsch auf den Prüfstand: Brauchen wir das noch, funktioniert das noch, oder kann das weg? Nicht zu vergessen das Chaos, das entsteht, wenn man einen kompletten Hausstand verpackt, transportiert und wieder ausräumt.

Also alles ganz vergleichbar mit einem Outsourcing-Projekt in der IT …

Das wichtigste: Miteinander sprechen

Bei Umzügen wie bei Outsourcing-Projekten existieren einige typische Herausforderungen: unzureichende Ressourcen etwa, schlechte Planung – oder mangelhafte Kommunikation.

Insbesondere letzteres zählt zu den Kardinalsfehlern des Outsourcings. Denn bei einem solchen Projekt geht es in erster Linie auch um den Transfer von Wissen. Geht das schief, können anschließend kritische Lücken klaffen. Dann gefährdet das nicht nur den Transitions-Prozess selbst, sondern auch den Betrieb im Anschluss.

Jedes Outsourcing-Projekt ist damit auch stets: eine sehr persönliche Sache.

Es gibt ein Mittel gegen all die typischen Missverständnisse, Kommunikationslücken, fehlendem Vokabular und alltägliches Ungleichgewicht zwischen Projektpartnern von Vornherein auszuschließen: die strategische Herangehensweise für Projektkommunikation durch KAIWA.

Fünf Schritte für einen geglückten „Umzug“

KAIWA ist einerseits japanisch und bedeutet „sich treffen und miteinander ins Gespräch kommen“ – andererseits ist es auch eine Abkürzung für Kaleidoscope, Adapt, Initiate, Weave, and Analyze. Die fünf Begriffe beschreiben eine strategische Herangehensweise für Kommunikation in Projekten.



Abb.: Dr. Erik Wende/ EWERK Group (eigene Abbildung)

SCHRITT 1 – Kaleidoscope. Vorbereitung ist alles: Um KAIWA erfolgreich umzusetzen, ist eine ausführliche Recherche über das Projekt, seine Ziele und die einzelnen Teammitglieder unerlässlich. Insbesondere die Personen, ihre Funktionen, ihr Wissen und ihr Charakter müssen klar durchleuchtet werden. Ihre Persönlichkeit, ihre Qualifikationen und das Verhalten werden so messbar gemacht.

SCHRITT 2 – Adapt. Anschließend werden Personen sowohl vom Unternehmen, das die IT outsourct, als auch vom Dienstleister auf dem Papier zu Teams zusammengefügt. Dabei spielen die Erkenntnisse aus der Recherche-Phase eine wesentliche Rolle, denn die Gruppen werden eben nicht mehr nur auf Basis der Funktion im Unternehmen zugeteilt.

SCHRITT 3 – Initiate. Nun geht es um die praktische Umsetzung – und dabei ist der erste Eindruck entscheidend. Stellen Sie die Teammitglieder einander vor und achten sie dabei auch auf das Setting: Neutraler Boden, gleiche Augenhöhe, informeller oder professioneller Rahmen? Alles kann alle Rolle spielen – abhängig von den Eigenschaften der Teammitglieder.

SCHRITT 4 – Weave. Die Mitarbeiter beider Unternehmen müssen nun zusammenarbeiten und sich insbesondere im Alltag verstehen, ergänzen, die gleiche Sprache sprechen. Fließen bei der Auswahl der Partner auch Charakterzüge und Erfahrungsgrade ein, gestaltet sich die Zusammenarbeit deutlich einfacher. Denn Kooperation ist nicht auf Rollen beschränkt – also den Projektmanager oder den Systemadministrator –, sondern auch durch die Interessen und Erfahrungen der Menschen selbst gelenkt.

SCHRITT 5 – Analyze. Zu guter Letzt ist es wichtig, die Diskussionen und den Austausch zu beobachten, zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Geht der Plan auf? Verstehen Sich die Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene oder ploppen messbar viele Missverständnisse auf? Falls ja: Nachjustieren!

Hierin liegt eines der Geheimnisse von KAIWA: Es werden nicht nur Wissensdatenbanken aufeinander losgelassen. Die Methode nimmt auch den menschlichen Faktor in den Blick, analysiert und optimiert die emotionale Komponente.

Letztendlich ist KAIWA auch für jeden Umzug sinnvoll: Denn wenn der eine versteht, was der andere sagen will, dann schleppt und schuftet es sich umso leichter.

Dazu bald noch mehr in unserem Digitalhappen und in einer Buchveröffentlichung dieses Jahr.

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Berät Unternehmen zu komplexen Themen der Digitalisierung
Leipzig