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Das unentdeckte Datengold

In Deutschlands Archiven schlummern Tausende von Regalkilometern an Akten. Sie zu durchforsten und instand zu halten, kosten Wirtschaft und Staat jährlich Milliarden Euro. Es ist Zeit für einen digitalen Neuanfang.

Jede Firma hat Geschichte. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen häufen schnell Daten an. Nicht die, an die Sie jetzt denken: sondern die ganz greifbaren – Papiere. Akten. Rechnungen. Dokumente. Sie füllen Ordner. Sie füllen Regale. Sie verstopfen Keller und Dachböden, und nicht selten werden ganze Gebäudekomplexe eigens dafür errichtet.

Die Realität da draußen ist: Europa sitzt auf ungezählten Kubikkilometern an Akten. Ein ökologischer und wirtschaftlicher Wahnsinn, vor allem Letzteres: Denn die Lagerung und Instandhaltung der immensen Papierstöße verschlingt Geld und Zeit. Ganz zu schweigen von der Suche in diesen Dickichten – ein Unternehmen mit 70 Mitarbeitern benötigt Schätzungen zufolge 70.000 Euro für die unternehmensinterne Recherche nach Dokumenten. Pro Jahr.

Weg mit den Blätterwäldern

Was heute bei neuen Dokumenten selbstverständlich ist, gilt schlicht nicht für die Archiv-Welt: Das historische Wissen wird nur punktuell, langsam und aufwändig digitalisiert. Oder gar nicht. Dabei gibt es gute Gründe, ganz abseits der reinen Effizienz: Denn in den Blätterwäldern schlummern Erkenntnisse, die es zu heben lohnt. Nicht einzelne Dokumente, nein – sondern Trends, Datenreihen, Entwicklungen und Kontexte aus Jahrzehnten. Erst in der digitalen Form lassen sich Zusammenhänge erkennen und wichtige Schlüsse ziehen. Wir sprechen hier von echtem Datengold, unentdeckt und ungenutzt.

Aus der eigenen Geschichte lernen

Die industrielle Dematerialisierung von Akten und Belegen – und ihre anschließende sinnvolle digitale Ordnung, Archivierung und Indexierung! – werden deswegen ein zukünftiger Schlüssel für den Erfolg von Unternehmen. Denn manche Fragen kann man erst stellen, wenn man das Material „wegdigitalisiert“ hat. Bisher haben das die wenigsten Firmen und Behörden begriffen. Doch der luzide, präzise und effiziente Blick in die eigene Geschichte ist ein Baustein für den Wettbewerbsvorteil.

Es kommt noch dicker. Denn die ersten Prüfungsbehörden fordern Akten, auch solche aus dem historischen Bestand, mittlerweile bevorzugt digital ein. Schon bald könnte die sofortige digitale Bereithaltung von Akten zur regulatorischen Pflicht werden – dann rollt eine Welle auf uns zu, gegen die die Datenschutz-Grundverordnung wie ein harmloser Freizeitspaß aussieht.

Dematerialisierung heißt Demokratisierung

Doch nicht nur private und zugangsbeschränkte Archive würden von einer grundlegenden Digitalisierung profitieren. Schon heute stoßen Bibliotheken und Archive mit ihren analogen Beständen und Archivalien immer und immer wieder an Grenzen. Denn jeder Gegenstand, jede Akte, jedes Buch kann eben zur selben Zeit nur ein Mal zur Ausleihe vorgelegt werden – bestenfalls. Ist ein Dokument bereits in einem gefährdeten Zustand, und das sind bereits viele, dann eben gar nicht mehr. Und für ein Buch um die Weltgeschichte zu reisen, weil es eben nur in Bielefeld vorrätig ist – ein ökologischer Wahnsinn. Haben wir diese aber erst einmal sorgfältig digitalisiert, können beliebig viele Interessierte gleichzeitig aus der ganzen Welt darauf zugreifen. Damit würde der Zugang zu Information – nach der ersten Welle durch das Internet – weiter demokratisiert.

Der Moment ist gekommen – dank Reife und Innovation

Eine zentrale Herausforderung waren bisher die Kosten. Die Digitalisierung von Dokumenten ist komplex und dementsprechend teuer. Ich glaube aber, dass die Technik – gepaart mit aktuellen Innovationen – jetzt den Reifegrad erreicht hat, um die Papiertürme in Bits und Bytes zu gießen. Mit der richtigen Mischung aus Industrialisierung und Schwarmintelligenz können wir meiner Einschätzung nach den Preis auf 4,5 Cent pro Seite drücken – bei einem Tempo von 400 Seiten pro Minute.

Allerdings ist Digitalisierung nicht nur eine Frage von Schnelligkeit und Preis. Aspekte wie Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten, Hosting und Indexierung oder auch der zukünftigen Kompatibilität der Formate müssen durchdacht sein. Die Qualität des digitalen Archivs muss einen echten Mehrwert bringen und darf keine neuen Hürden schaffen. Der Prozess bedarf deswegen einer gehörigen Portion Planung, Köpfchen und Prozesserfahrung.

Die Uhr tickt

Es liegen Berge von Arbeit vor uns allen – im wahrsten Sinne des Wortes. Allein im Bundesarchiv etwa schlummern 330 Regalkilometer Akten; ein schwer vorstellbarer Wert. Im Firmenarchiv der Puddingkönige von Dr. Oetker sind es ebenfalls um die 300 Regalkilometer. Siemens, eigentlich selbst in digitalen Gefilden unterwegs, müht sich nach Kräften, die Bestände seiner 110.000 weltweiten Liegenschaften zu digitalisieren. Innerhalb von 30 Jahren sind immerhin 13 Prozent digital erschlossen.

Gleichzeitig tickt die Uhr. Denn die Akten, Pläne und Archivalien werden nicht besser und sind jede Minute dabei, zu degradieren. Papier mag geduldig sein, aber es ist nicht ewig haltbar.

Die gute Nachricht ist jedoch: Das Akten-Digitalisierungs-Volumen steigt wöchentlich – es besteht also die Hoffnung, dass Deutschlands Wirtschaft und Institutionen rechtzeitig erkennen, welche Schätze – und Effizienzgewinne – hier auf dem Spiel stehen.