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Wandel der Firmenkultur – durch Social Intranet

Die E-Mail hat als Mittel der internen Kommunikation ausgedient. Wer mit seiner Mannschaft zeitgemäß kommunizieren will, braucht ein ausgereiftes Intranet. Dieser digitale Wandel verändert auch die Firmenkultur.

Ich kenne es noch aus dem Büro meines Vaters: Wichtige interne News wurden in der Teeküche ausgehängt und per Memo verteilt. Dem Himmel sei Dank: Die Zeiten sind vorbei.

In den allermeisten Unternehmen sind E-Mails nun das Mittel der Wahl. Ich finde das nicht wirklich besser. Denn in Zeiten von sozialen Netzwerken nur in eine Richtung zu kommunizieren, das ist altbacken. Mitarbeiter sind im privaten Umfeld schon viel weiter. Fast alle sind auf Facebook unterwegs und wissen, dass ganz andere Sachen möglich sind.

Die E-Mail hingegen ist klassische Kommunikation von oben nach unten ohne echte Möglichkeit zur Teilhabe – und sie geht schnell im Grundrauschen unserer übervollen Postfächer unter.

Auch ich habe mich früher in Meetings schon gefragt: Wieso weiß ich davon nichts? Und hatte schlicht die Information in einer internen Rundmail übersehen. E-Mails in der internen Kommunikation sind ein Garant, dass nicht alle Mitarbeiter erreicht werden – und andere resignieren, weil sie (gefühlt) vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Diskussion und Mitsprache, insbesondere innerhalb des ganzen Teams sichtbar, sind schlicht nicht möglich. Das prägt eine starre Firmenkultur – eine, die heute tendenziell als überholt gilt.

Informieren, kommentieren, identifizieren

Mich führte das zur Frage: Was soll interne Kommunikation überhaupt erreichen? Erst einmal will die die Leute informieren. Ohne Information keine Transparenz, kein gemeinsames Vorankommen, kein Level Playing Field.

Dann will ich Meinungen und Feedback aus der Belegschaft sammeln. Das ist eine Umstellung insbesondere für die Führungsebene. Doch er ist umso wichtiger für ein gelungenes Miteinander im Team. Aus zweierlei Gründen: Ein Mitarbeiter, der auch das Gefühl hat, gehört und mitgenommen zu werden, ist zufriedener. Und ich weiß im Zweifel, wo der Schuh drückt und kann in der internen Kommunikation besser werden und gegensteuern.

Dies ist der erste Schritt hin zur offenen Firmenkultur: Nicht mehr alleinig top-down kommunizieren, sondern auch öffentliches Feedback zulassen.

Und hier kommt das Social Intranet ins Spiel. Gerade bei großen Mannschaften ist persönliches Feedback – etwa durch ein Gespräch oder überschaubare Mitarbeiterversammlungen – nicht mehr so einfach möglich. Ein Intranet erfüllt auch diese Bedürfnisse: Es lässt Kommentare zu und fordert zur Mitsprache auf. Und das unabhängig von Ort und Zeit.

Wichtig auch: der zentrale Charakter des Intranets. Statt wahllos ungesteuerter Information durch unterschiedliche Kanäle fließen Informationen vernetzt und einheitlich über Grenzen, Standorte und Devices hinweg. Mannschaften aus unterschiedlichsten Teams und Standorten können darüber zusammenfinden. Wir hatten genau diesen Fall: Ein Foto eines Teams sorgte für Erstaunen bei einem Teil der Mitarbeiter – dort sind wir auch? Und was genau machen wir denn da?

Ein Intranet hilft jedoch nur dann, wenn es wirklich Interaktion zulässt. Es nützt nichts, die reine Informationsflut von oben von der E-Mail in ein statisches Intranet zu verlagern – um dort keinerlei interaktiven Mehrwert zu bieten. Es muss sozial sein.

Kommentare sind deswegen nur der erste Schritt. Wollen sie echte Identifikation erreichen, müssen Sie das Gefühl von Teilhabe schaffen. Das erreichen Sie, indem Sie Vorschläge für Neuigkeiten von den Mitarbeitern selbst einfließen lassen. So bedienen Sie auch die tatsächlichen Wünsche nach Information, und Vermeiden das Rätselraten auf der Führungsebene. Aus einem „Was wollen wir dem Team sagen“ wird mehr und mehr auch ein „Was will das Team wissen“. Beides ergänzt sich und macht die Firma stärker.

Und keine Angst vor Kontrollverlust über die Informationshoheit. Erstens: Wir haben sie sowieso nicht. Denn Flurfunk wird es immer geben. Zweitens: Mitarbeiter wissen, welche Wirkung Kommentare haben können. Sie sind es von sozialen Netzen gewohnt. Im schlimmsten Falle greifen Kollegen regulierend ein.

Ein gut konfiguriertes Intranet erleichtert auf diese Weise die Zusammenarbeit – und fügt sich nahtlos in den digitalen Arbeitsplatz ein. Dort, wo Memo und Aushang Relikte längst vergessener Zeiten sind.

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Gelernter Journalist und frankophiler Geek. Mag es, Menschen glücklich zu machen.
Dresden